Algemene Voorwaarden

Artikel 1: Algemeen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten die worden aangeboden door Saumya Coaching & Reiki, gevestigd te Rotterdam en ingeschreven in het Registerplein als Social Worker, hierna te noemen "de praktijk" of "Kawieta Ganesh".

De diensten omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

• Life-Coaching trajecten en losse sessies
• Reiki behandelingen en trajecten
• Rouwbegeleiding
• Holistische begeleidingstrajecten
• Coaching voor werknemers in opdracht van werkgevers

Artikel 2: Geen Vervanging van Medische Zorg

De diensten van Saumya Coaching & Reiki zijn gericht op persoonlijke ontwikkeling, bewustwording en holistische begeleiding. Ze dienen niet als behandeling voor medische of psychiatrische aandoeningen.

Kawieta Ganesh is gecertificeerd als HBO psychosociaal counselor en geregistreerd Social Worker, maar biedt geen medische of psychiatrische behandelingen aan.

Artikel 3: Contra-indicaties en Uitsluitingen

Verwijzing naar professionele hulp

Indien blijkt dat een cliënt lijdt aan één van bovengenoemde problematiek, zal de praktijk:

• De begeleiding onmiddellijk beëindigen of niet starten
• De cliënt adviseren om contact op te nemen met hun huisarts
• Indien noodzakelijk, verwijzen naar gepaste hulpverlening zoals GGZ, crisisdiensten of Spoedeisende Hulp

Bij acute suïcidale gedachten:

• Neem onmiddellijk contact op met uw huisarts
• Bel 113 Zelfmoordpreventie: 0800-0113 (24/7 bereikbaar)
• Bij spoed: bel 112

Artikel 4: Aansprakelijkheid en Disclaimer

Kawieta Ganesh en Saumya Coaching & Reiki zijn niet aansprakelijk voor:

• Directe of indirecte schade als gevolg van coaching of Reiki behandelingen
• Beslissingen die de cliënt neemt op basis van begeleiding of adviezen
• Het niet behalen van gewenste resultaten of doelen
• Emotionele reacties die kunnen optreden tijdens of na sessies
• Verergering van bestaande klachten indien cliënt contra-indicaties heeft verzwegen

Eigen verantwoordelijkheid cliënt

De cliënt blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor:

• Zijn/haar eigen keuzes en beslissingen
• Het tijdig melden van medische of psychiatrische problematiek
• Het blijven volgen van voorgeschreven medische behandelingen
• Het aangeven wanneer begeleiding niet aansluit bij de behoefte

Artikel 5: Reiki Behandelingen - Specifieke Voorwaarden

Reiki is een energetische behandeling gericht op ontspanning, balans en het stimuleren van het zelfgenezend vermogen van het lichaam.

Belangrijke kanttekeningen bij Reiki:

• Reiki is geen medische behandeling en behandelt geen ziektes
• Reiki kan worden ingezet als aanvullende ondersteuning, nooit als vervanging
• Wetenschappelijk bewijs voor de werkzaamheid van Reiki is beperkt
• Resultaten van Reiki behandelingen kunnen per persoon verschillen
• Stop nooit met voorgeschreven medicatie zonder overleg met uw arts

Contra-indicaties Reiki:

Overleg altijd met uw behandelend arts bij:

• Ernstige medische aandoeningen
• Zwangerschap (vooral eerste trimester)
• Pacemaker of ander medisch apparaat
• Acute psychiatrische problematiek
• Recent trauma of operatie

Artikel 6: Afspraken en Annuleringsbeleid

Annulering door cliënt

• Annulering tot 24 uur voor de afspraak: geen kosten
• Annulering binnen 24 uur: volledige sessieprijs in rekening
• Bij no-show zonder afmelding: volledige sessieprijs in rekening

Annulering door de praktijk

Bij ziekte of overmacht kan de praktijk een afspraak annuleren. Er wordt dan een nieuwe afspraak ingepland zonder extra kosten.

Artikel 7: Betaling en Tarieven

• Betaling geschiedt voorafgaand aan de sessie via bank of online betaling
• Alle genoemde prijzen zijn inclusief BTW, tenzij anders vermeld
• Trajecten worden vooraf of in termijnen betaald volgens afspraak
• Geen restitutie bij tussentijdse beëindiging door cliënt
• Tarieven kunnen jaarlijks worden aangepast

Artikel 8: Privacy en Vertrouwelijkheid

Kawieta Ganesh handelt volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de beroepscode voor social workers.

• Alle informatie die tijdens sessies wordt gedeeld, is strikt vertrouwelijk
• Gegevens worden veilig opgeslagen en niet gedeeld met derden
• Uitzondering: bij direct gevaar voor cliënt of anderen kan doorverwijzing noodzakelijk zijn
• Bij werknemerscoaching: anonieme rapportage op organisatieniveau mogelijk, met toestemming cliënt

Voor meer informatie: zie onze Privacyverklaring.

Artikel 9: Klachtenregeling

Heeft u een klacht over de dienstverlening?

1. Bespreek de klacht eerst rechtstreeks met Kawieta Ganesh
2. Komt u er niet uit? Leg uw klacht schriftelijk vast per e-mail
3. U ontvangt binnen 14 dagen een reactie
4. Bij geschillen kunt u zich wenden tot de geschillencommissie van Registerplein

Artikel 10: Wijzigingen Voorwaarden

De praktijk behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden tijdig gecommuniceerd via de website. De meest actuele versie is altijd van toepassing.

Artikel 11: Online Sessies en Technische Voorwaarden

Saumya Coaching & Reiki biedt diensten aan via online videogesprekken. Door gebruik te maken van online sessies gaat u akkoord met de volgende voorwaarden:

Technische vereisten

• Een stabiele internetverbinding met voldoende snelheid voor videogesprekken
• Een computer, tablet of smartphone met werkende camera en microfoon
• Een rustige en privé omgeving waar u ongestoord kunt deelnemen aan de sessie
• Toegang tot het afgesproken videoplatform (bijvoorbeeld Zoom, Teams of Google Meet)

Technische problemen

Bij technische problemen tijdens een sessie:

• Probeer de verbinding opnieuw tot stand te brengen via dezelfde link
• Neem telefonisch contact op indien de verbinding niet hersteld kan worden
• Bij problemen langer dan 15 minuten wordt de sessie opnieuw ingepland zonder extra kosten
• Technische problemen aan de zijde van de cliënt vallen niet onder de verantwoordelijkheid van de praktijk

Opnamebeleid

Het is NIET toegestaan om sessies op te nemen, tenzij vooraf schriftelijk toestemming is verleend door Kawieta Ganesh.

• Audio- en video-opnames zonder toestemming zijn verboden
• Screenshots van sessies zijn niet toegestaan
• Overtreding van dit opnameverbod kan leiden tot directe beëindiging van de dienstverlening

Privacy en omgeving

• De cliënt is verantwoordelijk voor een privé omgeving waar anderen niet kunnen meeluisteren
• Zorg dat geen onbevoegden toegang hebben tot uw scherm tijdens de sessie
• De praktijk is niet verantwoordelijk voor privacy-schendingen aan de zijde van de cliënt

Artikel 12: Herroepingsrecht

Herroepingstermijn

• De herroepingstermijn bedraagt 14 dagen vanaf de dag waarop de overeenkomst is gesloten
• U kunt binnen deze termijn de overeenkomst ontbinden zonder kosten
• Reeds betaalde bedragen worden volledig teruggestort binnen 14 dagen na herroeping

Uitzondering: Vervallen van herroepingsrecht

Het herroepingsrecht vervalt indien:

• U uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om te starten met de dienstverlening binnen de herroepingstermijn van 14 dagen
• De dienstverlening volledig is uitgevoerd binnen de herroepingstermijn
• U heeft aangegeven af te zien van het herroepingsrecht bij directe start van begeleiding

Hoe herroepen?

U kunt uw herroepingsrecht uitoefenen door:

• Een e-mail te sturen naar: kawieta@saumyacoaching.nl
• Vermeld in uw bericht: naam, contactgegevens, datum aankoop en dienst
• U ontvangt binnen 3 werkdagen een bevestiging van uw herroeping
• Terugbetaling vindt plaats binnen 14 dagen op dezelfde rekening

Deels uitgevoerde trajecten

Indien u binnen de herroepingstermijn al één of meerdere sessies heeft ontvangen:

• Bij volledige herroeping worden de reeds uitgevoerde sessies in rekening gebracht tegen het losse sessietarief
• Het resterende bedrag wordt teruggestort
• Trajectkortingen vervallen bij vroegtijdige beëindiging

Artikel 13: Garanties en Resultaten

Geen garantie op resultaten

Kawieta Ganesh levert professionele begeleiding met toewijding en expertise, maar geeft geen garanties op:

• Het behalen van specifieke persoonlijke doelen of uitkomsten
• Verbetering van klachten, symptomen of levenssituaties
• Verandering van gedrag, patronen of gewoonten
• Specifieke tijdlijnen voor verandering of vooruitgang
• Genezing of verlichting van fysieke of emotionele klachten

Coaching is een proces

Coaching en Reiki zijn processen waarbij:

• Resultaten per persoon verschillen en niet voorspelbaar zijn
• Succes mede afhankelijk is van de inzet en betrokkenheid van de cliënt
• Verandering tijd vraagt en niet lineair verloopt
• Externe factoren invloed hebben op het proces

Verantwoordelijkheid van de cliënt

De cliënt is verantwoordelijk voor:

• Actieve deelname aan de sessies en het coachingsproces
• Het uitvoeren van eventuele oefeningen of huiswerkopdrachten
• Het toepassen van inzichten in het dagelijks leven
• Open communicatie over het proces en eventuele belemmeringen

Geen restitutie bij onvoldoende resultaat

Er vindt geen terugbetaling plaats indien:

• De cliënt niet tevreden is over de behaalde resultaten
• De verwachtingen van de cliënt niet worden waargemaakt
• De cliënt het gevoel heeft dat de begeleiding niet heeft geholpen

Dit geldt niet voor het wettelijke herroepingsrecht zoals beschreven in Artikel 12.

Artikel 14: Intellectueel Eigendom en Materialen

Alle materialen die door Saumya Coaching & Reiki worden verstrekt, blijven intellectueel eigendom van Kawieta Ganesh.

Beschermde materialen

Dit omvat maar is niet beperkt tot:

• Werkbladen, oefeningen en handouts
• Coaching modellen en methodieken
• Presentaties en visuele materialen
• Audio- en video-opnames (indien verstrekt)
• E-mails en geschreven correspondentie met coaching-inhoud
• Concepten, ideeën en strategieën die tijdens sessies worden gedeeld

Toegestaan gebruik door cliënt

De cliënt mag verstrekte materialen:

• Gebruiken voor persoonlijk gebruik in het kader van de eigen ontwikkeling
• Bewaren in een persoonlijk archief
• Raadplegen tijdens en na het traject

Verboden gebruik

Het is NIET toegestaan om materialen:

• Te delen met derden, online of offline
• Te publiceren op sociale media, websites of blogs
• Te gebruiken voor commerciële doeleinden
• Te bewerken en als eigen werk te presenteren
• Te gebruiken in eigen coaching, training of consultancy activiteiten
• Te verveelvoudigen of te distribueren

Auteursrechtschending

Bij overtreding van deze bepalingen:

• Kan de dienstverlening direct worden beëindigd zonder restitutie
• Behoudt de praktijk zich het recht voor om juridische stappen te ondernemen
• Kan schadevergoeding worden geëist

Artikel 15: Beëindiging van Dienstverlening

Zowel de praktijk als de cliënt hebben het recht om de dienstverlening te beëindigen onder bepaalde voorwaarden.

Beëindiging door de praktijk

Kawieta Ganesh behoudt zich het recht voor om de dienstverlening te beëindigen indien:

• De cliënt zich niet houdt aan afspraken of herhaaldelijk te laat annuleert
• De cliënt onbetaalde facturen heeft na herhaaldelijke aanmaning
• De cliënt contra-indicaties blijkt te hebben die niet gemeld waren (zie Artikel 3)
• De cliënt grensoverschrijdend gedrag vertoont
• De cliënt de algemene voorwaarden schendt (bijvoorbeeld opnameverbod of auteursrecht)
• De begeleiding niet past bij de behoeften van de cliënt en doorverwijzing gewenst is
• De professionele relatie niet langer werkbaar is

Procedure bij beëindiging door praktijk

• De cliënt wordt schriftelijk (per e-mail) op de hoogte gesteld
• Er wordt een toelichting gegeven op de reden van beëindiging
• Indien van toepassing wordt doorverwijzing naar passende hulpverlening aangeboden
• Reeds betaalde bedragen voor niet-uitgevoerde sessies worden terugbetaald binnen 14 dagen

Beëindiging door de cliënt

De cliënt kan de dienstverlening te allen tijde beëindigen door:

• Dit schriftelijk (per e-mail) te melden aan Kawieta Ganesh
• Bij tussentijdse beëindiging van een traject geldt: geen restitutie van het trajecttarief
• Uitzondering: binnen de wettelijke herroepingstermijn van 14 dagen (zie Artikel 12)
• Reeds geplande sessies kunnen worden afgemaakt indien beide partijen dit wensen

Geen restitutie bij cliënt-beëindiging

Indien de cliënt besluit een traject vroegtijdig te stoppen:

• Worden reeds uitgevoerde sessies in rekening gebracht tegen het losse sessietarief
• Trajectkortingen vervallen bij vroegtijdige beëindiging
• Er vindt geen restitutie plaats van het totale trajectbedrag

Artikel 16: Force Majeure (Overmacht)

Van force majeure (overmacht) is sprake bij onvoorziene omstandigheden buiten de controle van de praktijk, waardoor nakoming van de overeenkomst redelijkerwijs niet van de praktijk kan worden verlangd.

Voorbeelden van force majeure

Onder force majeure worden onder meer verstaan:

• Ziekte of arbeidsongeschiktheid van Kawieta Ganesh
• Overlijden of noodsituaties in de directe familie
• Natuurrampen, brand of extreme weersomstandigheden
• Oorlog, terrorisme of overheidsmaatregelen
• Pandemieën of epidemieën (zoals COVID-19)
• Grootschalige internetstoring of technische storingen bij providers
• Storingen in nutsvoorzieningen (elektriciteit, internet)

Gevolgen van force majeure

Bij force majeure:

• Worden de verplichtingen van de praktijk opgeschort voor de duur van de overmacht
• Is de praktijk niet aansprakelijk voor vertraging of niet-nakoming
• Worden geplande sessies opnieuw ingepland zonder extra kosten
• Vindt geen restitutie plaats, tenzij de situatie langer dan 30 dagen duurt

Langdurige force majeure

Indien de force majeure situatie langer dan 30 dagen duurt:

• Kunnen beide partijen de overeenkomst schriftelijk ontbinden
• Worden reeds betaalde bedragen voor niet-uitgevoerde sessies terugbetaald
• Er vindt geen vergoeding plaats voor gemaakte kosten of geleden schade

Force majeure aan zijde van cliënt

Force majeure aan de zijde van de cliënt (bijvoorbeeld ziekte, technische problemen bij cliënt) valt niet onder deze regeling. In dat geval gelden de normale annuleringsvoorwaarden zoals beschreven in Artikel 6.

Artikel 17: Toepasselijk Recht en Geschillenbeslechting

Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten tussen Saumya Coaching & Reiki en de cliënt is Nederlands recht van toepassing.

• Dit geldt ongeacht de nationaliteit of woonplaats van de cliënt
• Nederlandse wetgeving is leidend bij interpretatie van deze voorwaarden

Geschillenbeslechting

Bij geschillen geldt de volgende procedure:

1. Direct overleg: Probeer het geschil eerst onderling op te lossen door contact op te nemen met Kawieta Ganesh
2. Schriftelijke klacht: Leg het geschil schriftelijk vast per e-mail (zie Artikel 9: Klachtenregeling)
3. Mediation: Indien geen oplossing wordt bereikt, streven beide partijen naar mediation via een onafhankelijke mediator
4. Geschillencommissie: U kunt zich wenden tot de geschillencommissie van Registerplein
5. Rechtbank: Als laatste optie kan het geschil worden voorgelegd aan de bevoegde rechter

Bevoegde rechter

Indien een geschil niet onderling of via mediation kan worden opgelost:

• Is de rechter in het arrondissement Rotterdam bevoegd
• Tenzij de wettelijke regels dwingend een andere rechter aanwijzen
• De praktijk behoudt zich het recht voor om het geschil voor te leggen aan de wettelijk bevoegde rechter

Kosten van geschillenbeslechting

• Beide partijen dragen hun eigen kosten voor juridisch advies
• Kosten van mediation worden in gelijke delen gedeeld, tenzij anders overeengekomen
• Bij een gerechtelijke procedure bepaalt de rechter wie de proceskosten draagt

Artikel 18: Professionele Relatie en Grenzen

Professionele grenzen

Om de kwaliteit en veiligheid van de dienstverlening te waarborgen, gelden de volgende grenzen:

• De relatie tussen coach en cliënt is uitsluitend professioneel
• Er is geen sprake van een persoonlijke vriendschap tijdens het traject
• Er zijn geen zakelijke relaties naast de coaching relatie (dual relationships)
• Professionele afstand wordt te allen tijde gewaarborgd

Verboden relaties

Het is niet toegestaan om tijdens of na het traject:

• Een romantische of seksuele relatie aan te gaan
• Persoonlijke vriendschappen te ontwikkelen die de professionele relatie beïnvloeden
• Zakelijke samenwerkingen aan te gaan (behalve als werkgever-werknemer bij bedrijfscoaching)
• Privé contact te onderhouden via sociale media tijdens het traject

Na beëindiging van het traject

• Ook na afronding van de begeleiding blijft een professionele afstand wenselijk
• Bij twijfel over gepaste interactie kan de cliënt altijd contact opnemen
• Hervatting van coaching na persoonlijk contact is niet mogelijk

Bescherming van beide partijen

Deze grenzen zijn vastgesteld om:

• De integriteit van het coachingsproces te waarborgen
• Belangenverstrengeling te voorkomen
• Een veilige en vertrouwde omgeving te creëren
• Beide partijen te beschermen tegen grensoverschrijdend gedrag

Grensoverschrijdend gedrag

Indien een van beide partijen zich niet aan deze grenzen houdt:

• Kan de andere partij de samenwerking direct beëindigen
• Kan een klacht worden ingediend bij Registerplein
• Zijn de normale beëindigingsvoorwaarden van toepassing (zie Artikel 15)

Artikel 19: Communicatie Buiten Sessies

Communicatie tussen coach en cliënt buiten de geplande sessies is mogelijk voor praktische zaken, maar kent duidelijke grenzen.

Toegestane communicatie

E-mail of WhatsApp communicatie is toegestaan voor:

• Het plannen, bevestigen of verzetten van afspraken
• Praktische vragen over locatie, betaling of technische zaken
• Het delen van aanvullende informatie die tijdens een sessie is besproken
• Korte updates of check-ins indien vooraf afgesproken

Reactietijd

• Berichten worden beantwoord binnen 48 uur tijdens werkdagen (maandag t/m vrijdag)
• In het weekend en op feestdagen worden berichten niet beantwoord
• Tijdens vakanties of afwezigheid wordt een automatisch antwoord ingesteld
• Urgente praktische zaken krijgen voorrang

Geen crisis-ondersteuning buiten sessies

• WhatsApp en e-mail zijn niet bedoeld voor crisis-situaties
• Er is geen garantie op directe reactie buiten kantooruren
• Bij persoonlijke crisis of noodgevallen: bel 112
• Bij suïcidale gedachten: bel 113 Zelfmoordpreventie (0800-0113)
• Bij acute psychiatrische problemen: neem contact op met uw huisarts of GGZ

Coaching vragen buiten sessies

• Inhoudelijke coaching vragen worden niet via WhatsApp of e-mail behandeld
• Deze vragen worden bewaard en besproken tijdens de volgende geplande sessie
• Voor uitgebreide begeleiding tussen sessies kunnen extra sessies worden ingepland

Telefonisch contact

• Telefonisch contact is mogelijk voor het plannen van afspraken of korte praktische vragen
• Coaching gesprekken vinden plaats tijdens geplande sessies, niet spontaan telefonisch
• Het telefoonnummer is beschikbaar tijdens kantooruren

Grenzen respecteren

Deze communicatiegrenzen zijn vastgesteld om:

• Een gezonde werk-privé balans te behouden
• Kwaliteit van dienstverlening te waarborgen
• Verwachtingen helder te maken
• Afhankelijkheid te voorkomen

Artikel 20: Cliënt Verantwoordelijkheden en Verwachtingen

Een succesvol coaching- of begeleidingstraject vereist actieve inzet van beide partijen. De cliënt heeft specifieke verantwoordelijkheden om het proces effectief te laten verlopen.

Aanwezigheid en punctualiteit

• De cliënt verschijnt op tijd voor fysieke afspraken of logt tijdig in bij online sessies
• Bij te laat komen (meer dan 10 minuten) eindigt de sessie op de geplande eindtijd
• Gemiste tijd wordt niet gecompenseerd of ingehaald
• Bij herhaaldelijk te laat komen behoudt de praktijk zich het recht voor de samenwerking te beëindigen

Voorbereiding op sessies

Van de cliënt wordt verwacht dat hij/zij:

• Vooraf nadenkt over de thema's die besproken moeten worden
• Eventuele huiswerkopdrachten of oefeningen uitvoert
• Relevante ontwikkelingen of gebeurtenissen deelt tijdens de sessie
• Een rustige en privé omgeving creëert voor online sessies

Eerlijkheid en openheid

• De cliënt communiceert eerlijk en open over zijn/haar situatie
• Relevante medische of psychiatrische informatie wordt gedeeld (zie Artikel 3)
• De cliënt geeft aan wanneer bepaalde onderwerpen te confronterend zijn
• Feedback over het proces is welkom en wordt gewaardeerd

Actieve participatie

Van de cliënt wordt verwacht:

• Actief mee te denken en bij te dragen aan het gesprek
• Bereid te zijn om buiten de comfortzone te stappen
• Oefeningen en opdrachten tussen sessies uit te voeren
• Inzichten toe te passen in het dagelijks leven
• Verantwoordelijkheid te nemen voor eigen keuzes en acties

Commitment aan het proces

• De cliënt committeert zich aan het volledige traject (bij trajecten)
• Tussentijdse beëindiging zonder gegronde reden leidt niet tot restitutie
• De cliënt geeft tijdig aan wanneer het traject niet aansluit
• Open communicatie over belemmeringen wordt aangemoedigd

Respectvol gedrag

De cliënt:

• Behandelt de coach met respect en waardigheid
• Houdt zich aan afspraken en overeenkomsten
• Respecteert de grenzen van de professionele relatie (zie Artikel 18)
• Gedraagt zich niet intimiderend, agressief of grensoverschrijdend

Gevolgen bij niet-nakoming

Indien de cliënt structureel zijn/haar verantwoordelijkheden niet nakomt:

• Kan de coach dit bespreekbaar maken tijdens een sessie
• Kunnen doelen worden bijgesteld of het traject worden herijkt
• Kan de praktijk besluiten de samenwerking te beëindigen (zie Artikel 15)
• Is geen restitutie mogelijk bij beëindiging wegens niet-nakoming

Samenwerking als basis

Deze verantwoordelijkheden zijn niet bedoeld als strenge regels, maar als basis voor een effectieve samenwerking waarin beide partijen hun best doen om het begeleidingsproces succesvol te laten verlopen.

Artikel 21: Confidentialiteit en Uitzonderingen op Geheimhouding

Zoals beschreven in Artikel 8 is alle informatie die tijdens sessies wordt gedeeld strikt vertrouwelijk. Er zijn echter specifieke situaties waarin de geheimhoudingsplicht doorbroken kan of moet worden.

Algemene vertrouwelijkheid

• Alles wat de cliënt deelt tijdens sessies blijft strikt vertrouwelijk
• Er worden geen details gedeeld met derden zonder expliciete toestemming
• Sessienotities worden veilig en AVG-compliant bewaard
• Vertrouwelijkheid geldt ook na beëindiging van het traject

Wettelijke uitzonderingen op geheimhouding

1. Direct gevaar voor cliënt of anderen

Wanneer er direct en acuut gevaar is voor:

• Het leven of de veiligheid van de cliënt zelf (suïcidegevaar)
• Het leven of de veiligheid van anderen (geweldsdreiging)
• Minderjarigen in de omgeving van de cliënt

In deze gevallen kan de praktijk:

• Contact opnemen met hulpdiensten (112, 113, GGZ)
• Naasten of behandelaars informeren
• Een melding doen bij relevante instanties

2. Kindermishandeling of huiselijk geweld

Bij vermoeden van:

• Kindermishandeling of verwaarlozing
• Huiselijk geweld of partnergeweld
• Seksueel misbruik

Volgt de praktijk de wettelijke meldcode en kan overleg plaatsvinden met Veilig Thuis of andere instanties.

3. Wettelijke verplichting

Bij:

• Dagvaarding door rechtbank of juridische autoriteiten
• Wettelijke verplichting tot informatieverstrekking
• Verzoek van opsporingsdiensten in geval van ernstig misdrijf

De praktijk zal de cliënt hierover informeren, tenzij dit wettelijk niet is toegestaan.

4. Toestemming van de cliënt

Met expliciete schriftelijke toestemming van de cliënt kan informatie worden gedeeld met:

• Behandelend artsen of therapeuten (voor gecoördineerde zorg)
• Werkgevers (bij bedrijfscoaching, alleen anonieme rapportage)
• Familieleden of naasten (indien gewenst door cliënt)

Professioneel overleg

Kawieta Ganesh kan geanonimiseerd casuïstiek bespreken met:

• Supervisors of intervisie-groepen (voor professionele ontwikkeling)
• Collega-hulpverleners bij complexe situaties

In deze gevallen worden geen identificeerbare gegevens gedeeld (geen naam, leeftijd, herkenbare details).

Informatieplicht aan cliënt

Indien de praktijk overweegt de vertrouwelijkheid te doorbreken:

• Wordt dit indien mogelijk vooraf besproken met de cliënt
• Wordt uitgelegd waarom dit noodzakelijk is
• Wordt alleen de noodzakelijke informatie gedeeld (minimale dataverstrekking)
• Wordt de cliënt achteraf geïnformeerd, tenzij dit de veiligheid in gevaar brengt

Balans tussen vertrouwelijkheid en veiligheid

De praktijk streeft naar:

• Maximale vertrouwelijkheid als basis voor vertrouwen
• Veiligheid van cliënt en anderen als hoogste prioriteit
• Transparantie over wanneer geheimhouding doorbroken kan worden
• Zorgvuldige afweging in elke individuele situatie

Door gebruik te maken van de diensten van Saumya Coaching & Reiki gaat de cliënt akkoord met deze vertrouwelijkheidsvoorwaarden en de genoemde uitzonderingen.

Artikel 22: Gegevensbeheer en Bewaarplicht

Saumya Coaching & Reiki verwerkt en bewaart persoonsgegevens en cliëntinformatie in overeenstemming met de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de Nederlandse wet.

Welke gegevens worden bewaard

De praktijk verzamelt en bewaart de volgende gegevens:

• Contactgegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
• Persoonlijke gegevens: geboortedatum, geslacht (indien relevant voor begeleiding)
• Sessienotities: aantekeningen over gesprekken, doelen en voortgang
• Financiële gegevens: facturen, betalingen, BTW-administratie
• Correspondentie: e-mails, WhatsApp berichten (alleen werkgerelateerd)
• Gezondheidsgegevens: alleen indien relevant en met expliciete toestemming (bijzonder persoonsgegeven)

Doel van gegevensverwerking

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor:

• Het uitvoeren van de coaching- of begeleidingsopdracht
• Administratieve doeleinden en facturering
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen (Belastingdienst, beroepsvereniging)
• Kwaliteitsbewaking en evaluatie van dienstverlening
• Contact onderhouden over afspraken en voortgang

Bewaartermijnen (wettelijk verplicht)

• Cliëntdossiers en sessienotities: 7 jaar na laatste contact (beroepsstandaard hulpverlening)
• Financiële administratie: 7 jaar na boekjaar (Belastingdienst eis)
• Facturen en betalingsgegevens: 7 jaar na factuurdatum
• Contracten en overeenkomsten: 7 jaar na beëindiging
• E-mail correspondentie: Tot 7 jaar na laatste contact (indien relevant voor dossier)

Vernietiging na bewaartermijn

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens:

• Definitief en onherstelbaar verwijderd
• Fysieke documenten worden veilig vernietigd (versnipperd)
• Digitale bestanden worden permanent gewist
• Back-ups worden gewist of overschreven

Veilige opslag van gegevens

De praktijk neemt de volgende beveiligingsmaatregelen:

• Digitale gegevens worden beveiligd met wachtwoorden en encryptie
• Fysieke documenten worden opgeslagen in afgesloten kasten
• Toegang tot gegevens is beperkt tot Kawieta Ganesh (geen personeel)
• Regelmatige back-ups worden gemaakt en veilig bewaard
• Apparaten zijn beveiligd met antivirussoftware en firewalls

Rechten van de cliënt (AVG)

Op grond van de AVG heeft de cliënt de volgende rechten:

• Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens we van u bewaren
• Recht op correctie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering: U kunt verzoeken om verwijdering (beperkt door wettelijke bewaartermijn)
• Recht op dataportabiliteit: U kunt een kopie van uw gegevens opvragen
• Recht op beperking: U kunt verzoeken om beperking van verwerking
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen verwerking van uw gegevens

Beperkingen aan rechten

Uw rechten kunnen worden beperkt indien:

• Wettelijke bewaartermijnen nog niet zijn verstreken (7 jaar financiële administratie)
• Gegevens noodzakelijk zijn voor lopende geschillen of juridische procedures
• Verwijdering strijdig is met wettelijke verplichtingen

Uitoefenen van uw rechten

Om uw AVG-rechten uit te oefenen:

• Stuur een verzoek per e-mail naar: kawieta@saumyacoaching.nl
• Vermeld duidelijk welk recht u wilt uitoefenen
• U ontvangt binnen 1 maand een reactie op uw verzoek
• Identificatie kan worden gevraagd om misbruik te voorkomen

Klacht indienen

Bent u niet tevreden over de verwerking van uw gegevens?

• U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
• Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl
• Telefoon: 088 - 1805 250

Geen doorgifte aan derden

Uw gegevens worden NOOIT verkocht, verhuurd of gedeeld met commerciële partijen. Uitzondering: wettelijke verplichtingen zoals beschreven in Artikel 21.

Artikel 23: Testimonials, Reviews en Marketing Toestemming

Saumya Coaching & Reiki waardeert de ervaringen van cliënten en deelt deze graag ter inspiratie voor anderen. Het gebruik van verhalen, reviews of foto's gebeurt altijd met expliciete toestemming.

Wat zijn testimonials en reviews

Onder testimonials en reviews verstaan we:

• Geschreven ervaringsverhalen van cliënten
• Citaten of quotes uit evaluatiegesprekken
• Video testimonials of audio-opnames
• Foto's van cliënten (voor/na, tijdens sessies)
• Reviews op Google, Facebook of andere platforms
• Case studies of succesverhalen

Expliciete toestemming vereist

• Toestemming wordt altijd schriftelijk gevraagd (per e-mail of formulier)
• Toestemming is vrijwillig - geen druk of verplichting
• Weigering heeft geen invloed op de kwaliteit of voortzetting van dienstverlening
• Toestemming specificeert waar en hoe de testimonial gebruikt mag worden

Waar worden testimonials gebruikt

Met uw toestemming kunnen testimonials worden gepubliceerd op:

• De website van Saumya Coaching & Reiki (saumyacoaching.nl)
• Social media kanalen (Facebook, Instagram, LinkedIn)
• Marketing materialen (brochures, flyers)
• Nieuwsbrieven en e-mailcommunicatie
• Advertenties en online marketing campagnes

Anonimisering en privacy

De praktijk garandeert:

• Standaard anoniem: Alleen voornaam of initialen worden gebruikt (tenzij u anders wenst)
• Geen herkenbare details: Specifieke persoonlijke informatie wordt weggelaten
• Privacybescherming: Gevoelige informatie wordt altijd verwijderd of aangepast
• Uw keuze: U bepaalt of uw volledige naam en/of foto gebruikt mag worden

Redactionele aanpassingen

De praktijk behoudt zich het recht voor om testimonials:

• In te korten voor leesbaarheid (met behoud van essentie)
• Te corrigeren op spelling en grammatica
• Aan te passen voor privacy-bescherming
• Te vertalen naar andere talen (Engels via taalschakelaar)

Inhoudelijke wijzigingen worden altijd vooraf ter goedkeuring voorgelegd aan de cliënt.

Recht om toestemming in te trekken

• Stuur een e-mail naar kawieta@saumyacoaching.nl met uw verzoek
• Vermeld welke testimonial of review u wilt laten verwijderen
• De praktijk verwijdert uw testimonial binnen 14 dagen van alle platforms
• Intrekking heeft geen gevolgen voor de dienstverlening
• Reeds verspreide materialen (gedrukte brochures) kunnen niet worden teruggehaald

Authentieke reviews

Alle testimonials op de website zijn:

• Authentiek: Van echte cliënten die diensten hebben afgenomen
• Onbetaald: Er wordt geen compensatie gegeven voor positieve reviews
• Onbewerkt: De essentie blijft behouden (behalve privacy-aanpassingen)
• Actueel: Oude testimonials worden periodiek herzien en indien nodig verwijderd

Foto's en video's

Voor gebruik van beeldmateriaal geldt:

• Aparte expliciete toestemming vereist voor foto's en video's
• U kunt beeldrechten beperken tot specifieke platforms
• Beeldmateriaal wordt niet gebruikt voor commerciële doeleinden zonder aanvullende toestemming
• Herkenbare personen op foto's geven altijd toestemming

Geen verplichting

Belangrijke kanttekening:

• Het geven van een testimonial is volledig vrijwillig
• U wordt niet verplicht om een review achter te laten
• Weigering heeft geen enkele invloed op uw behandeling of traject
• De kwaliteit van dienstverlening blijft ongewijzigd, ongeacht uw keuze

AVG-compliant

Dit testimonial-beleid voldoet aan de AVG door:

• Expliciete, informed consent te vragen
• Duidelijke informatie te geven over gebruik
• Het recht op intrekking te waarborgen
• Privacy en anonimiteit te beschermen

Contact

Saumya Coaching & Reiki
Kawieta Ganesh
Geregistreerd Social Worker (Registerplein)
E-mail: kawieta@saumyacoaching.nl
Telefoon: +31 (0)6 12345678

Door gebruik te maken van de diensten van Saumya Coaching & Reiki verklaart u kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en hiermee akkoord te gaan.